Je ve vaší firmě ideální počet zaměstnanců? Návod jak udělat analýzu pracovních míst.

• | Tisk |

Podrobnosti

Vytvořeno 25. červen 2008

Napsal Lenka Jaterková

Zamyslete se nad následujícími symptomy a zkuste najít tu správnou diagnózu. Doporučení lékaře zní: analýza pracovních míst.

Nedostatek pracovníků se projevuje těmito symptomy:

• Stávající zaměstnanci nejsou schopni plnit své úkoly včas, přitom si jste jistí, že kompetence na to mají.
• Zaměstnanci jsou kvůli pracovnímu přetížení neustále ve stresu, v důsledku pracovního tlaku více chybují, což vyvolává častější konflikty s kolegy.
  
• U vašich zaměstnanců se začala projevovat nechuť k práci, zhoršují se vztahy s nadřízenými, a celkově se zhoršuje pracovní klima ve společnosti.
  

Naopak nadbytek pracovníků poznáte podle těchto symptomů:

• Vaši pracovníci se nudí, jejich práce je nebaví natož aby z ní pociťovali nějakou radost, přitom zadaná práce není nijak výrazně pod úroveň jejich znalostí, zkušeností a schopností. 
  
• Z finančních výkazů vyplývá, že produktivita práce pracovníků neodpovídá mzdovým nákladům, které vynakládáte.
  
• Na pracovišti vzniká nevraživost mezi vytíženými a méně vytíženými pracovníky.
• U vašich zaměstnanců se začala projevovat nechuť k práci, zhoršují se vztahy s nadřízenými, a celkově se zhoršuje pracovní klima ve společnosti.
  

Všechny popsané projevy mají v konečném důsledku negativní vliv na pracovní produktivitu, ekonomické výsledky ale i na vnější image společnosti. Vaši zaměstnanci pravděpodobně vyřeší svou nepříjemnou situaci výpovědí či za ní zaplatí vlastním zdravím.

Než tedy začnete podepisovat výpovědi či přemisťovat konfliktní zaměstnance do jiných kanceláři, zkuste si vypracovat analýzu pracovních míst. Vypracování takovéto analýzy je ideální zadat vedoucímu oddělení. Ten totiž velmi dobře zná pracovní náplň jednotlivých zaměstnanců a zná také své podřízené – bude tedy schopen posoudit kde leží pověstný zakopaný pes. V nedostatku či přebytku pracovních míst či ve schopnostech, znalostech a kompetencích.

A jak by měla taková analýza vypadat?

Podle Portálu Ministerstva vnitra ČR by měly být v analýze pracovního místa specifikovány tyto položky:

• Celkový účel – proč pracovní místo existuje a jaký je hlavní očekávaný přínos pracovníka zastávajícího pracovní místo; výsledky nebo výstupy, za které pracovník zodpovídá.
• Obsah – povaha a šíře práce, pokud jde o vykonávané úkoly a operace a plnění povinností; ve své podstatě jde o proces přeměny vstupů pracovního procesu (znalostí, dovedností a schopností pracovníků) na vstupy (výsledky práce).
• Kritéria výkonu – kritéria, měřítka nebo ukazatele, které umožňují zhodnotit, nakolik je práce vykonávána uspokojivě.
• Odpovědnost – rozsah odpovědnosti a svěřené pravomoci při rozhodování; obtížnost, velikost, rozmanitost a složitost problémů, které musí řešit; množství a hodnota zdrojů, které spravuje; typ a význam interpersonálních vztahů.
• Organizační faktory – vztahy podřízenosti, resp. nadřízenosti týkající se pracovníka na daném pracovním (funkčním) místě, tj. komu podléhá buď přímo (liniový vedoucí), nebo funkčně (v záležitostech týkajících se určitých oblastí, jako jsou finanční otázky, personální záležitosti apod.); pracovníci, kteří jsou podřízeni přímo nebo nepřímo pracovníkovi na daném pracovním (funkčním) místě; míra zapojení pracovníka do týmové práce.
• Faktory motivace – zvláštní rysy práce na pracovním místě, které pravděpodobně mohou motivovat nebo demotivovat pracovníka, pokud se, v případě demotivačních faktorů, nepřijmou příslušná opatření.
• Faktory osobního rozvoje – vyhlídka na postup a kariéru a příležitosti získat nové dovednosti nebo odbornost.
• Faktory prostředí – pracovní podmínky, hlediska zdraví a bezpečnosti, nevhodná pracovní doba, mobilita a ergonomické faktory vyplývající z povahy zařízení nebo z povahy pracoviště.
  

Některé podklady pro analýzu získáte prostudováním pracovních řádů, směrnic, pracovních postupů a dalších existujících dokumentů, které mohou poskytnout potřebné informace. Má-li Vaše společnost zavedenou normu ISO 9001:2001 máte 60% práce již předem hotovou.

Další nepostradatelným zdrojem informací pro analýzu pracovních míst jsou sami zaměstnanci. Máte-li ve společnosti zavedené tzv. bilanční pohovory (pravidelné soukromé rozhovory vedoucího se zaměstnancem, kdy vedoucí sděluje svou spokojenost či nespokojenost s výkony zaměstnance a ten naopak sděluje svému nadřízenému svá přání či jej seznámí s překážkami v práci) máte vy jako vedoucí přehled o všem co se na vašem pracovišti děje i o pracovním výkonu jednotlivých pracovníků. Rozhovory s pracovníky zastávajícími analyzované pracovní místo jsou nutné pro celkové pochopení práce.

Další doporučovanou metodou je pověřit některého nezávislého zaměstnance,aby pozoroval pracovníky při práci,ovšem tak aby nepoznali, že jsou sledováni. Metoda pozorování pomůže ověřit a doplnit informace získané z ostatních zdrojů.

Pro získání potřebných údajů je samozřejmě možné použít také staré osvědčené metody – tedy dotazníku. Správně formulované otázky mohou přivést pracovníka na odpovědi, které by jej při pohovoru s nadřízeným nenapadly nebo by si na ně nevzpomněl . Tuto metodu doporučuji využívat jako doplňkovou k již zmíněným metodám rozhovorů – není totiž nic co by motivovalo zaměstnance více než osobní komunikace.

Dbejte na to, aby analýza odpovídala skutečnosti a nebyla zkreslená osobním vztahem k podřízeným. Dobrá analýza Vám totiž poskytne podklady pro vypracování popisů pracovních míst a specifikací pracovních míst potřebných pro další vzdělávání a rozvoj pracovníků.  Má také klíčový význam při získávání a výběru pracovníků, řízení pracovního výkonu, včetně vzdělávání, v rozvoji manažerů, hodnocení pracovníků i při vytváření systémů odměňování. Analýza pracovního místa má své nepopiratelné místo i mezi moderními HR strategiemi. Je například základním krokem při tvorbě kompetenčních modelů.