Jaké je „Mít vše hotovo“

Nedávno byla do češtiny přeložena kniha Davida Allena Getting Things Done (v českém překladu Mít vše hotovo, vydalo nakladatelství Melvil, 2008). Diskuse, která se kolem ní rozvinula na internetu, naznačuje, že jde o zajímavou myšlenku. Koncept GTD (dle zkratky anglického názvu) má velmi jednoduchý princip a nejrychlejší cesta, jak do něj proniknout, je přečíst si tuto knihu. 

Ti, kteří ji přečetli, slibují, že s pomocí systému GTD můžete zorganizovat svou práci i osobní projekty, nápady a koníčky tak, aby vám nic neunikalo a zároveň abyste se z toho nezbláznili.

Jak to vlastně funguje?

Základním kamenem celého systému je předpoklad, že přemýšlení o tom, co musíte udělat, kdy a jak, na co nesmíte zapomenout a komu máte kdy zatelefonovat, nás naprosto zbytečně vyčerpává. To, že vás každý večer před usnutím napadne, že ráno musíte zavolat zubařce, vás ani o krok nepřiblíží tomu, abyste jí skutečně zavolali.

Naše paměť je totiž velmi nespolehlivá – přitom není třeba si úkoly jen zapamatovat, ale i zařídit, aby vám je něco připomnělo zrovna ve chvíli, kdy máte možnost něco s nimi udělat (třeba zvednout telefon a na zubařskou prohlídku se skutečně objednat).

David Allen proto nabádá: nenoste úkoly a nápady v hlavě, předejte je nějakému jinému, spolehlivějšímu a sofistikovanějšímu systému. Nezáleží přitom jakému – ať už je to papír a tužka, softwarový program nebo mobilní telefon –, důležité je jedině to, že musí fungovat a že vás to musí bavit.

Systém v praxi

Zajímavé je, že přestože David Allen netrvá na žádném konkrétním prostředku (za stejně užitečné považuje specializovaný software i jednoduché papírky s poznámkami), i tak jsou jeho rady dostatečně konkrétní. Neříká jenom, co děláte špatně, ale dokáže dát i praktickou radu, jak to dělat lépe. Sám přitom píše, že nemusíte převzít celý GTD systém, stačí jen, když si z něho vyberete to, co vám bude vyhovovat.

Příkladem může být jednoduchá zásada „Zero Inbox“ neboli to, že složka Doručené pošty v e-mailu musí být (polo)prázdná. Když se pokusíte tuto radu uvést do praxe, zjistíte, jak velmi osvobozující je okamžik, kdy se zbavíte nutnosti přehrabovat se v e-mailech, mezi kterými jsou jak vyřízené, tak sice přečtené, ale nevyřízené zprávy, spolu s novými – nepřečtenými. David Allen vás přitom nenutí všechno vyřídit hned, radí jen zavést si v e-mailové schránce systém, který nebude chaotický.

GTD v každodenním životě

Každý člověk je jiný, a tak se liší u každého i systém, který ve finále používá. Po přečtení knihy musím každopádně konstatovat, že princip navržený Davidem Allenem je velmi otevřený a je dobrým základem, na němž se dá časem vybudovat osobitá varianta.
Můžete přitom čerpat i zkušenosti mnohem pokročilejších uživatelů GTD, na internetu se kolem tématu GTD vytvořila poměrně velká skupina uživatelů a diskutujících, takže určitě nebudete mít o informační zdroje nouzi. Některé z nich uvádím na konci tohoto textu.

Kniha Mít vše hotovo

Kniha Getting Things Done se stala v zahraničí bestselerem a autor už systém rozpracoval i do dalších knih. Mít vše hotovo je přitom jeho první knihou přeloženou do češtiny, nicméně zdá se, že se stala stejně oblíbenou jako v zahraničí. V současné době se připravuje překlad dalšího titulu.

Jako velkou výhodu GTD chápu otevřenost a flexibilitu celého systému, který autor ve své knize představuje. Líbí se mi, že se autor nesnaží „přetvářet lidi na roboty“, kteří pracují podle bezduchých tabulek. Naopak dává důraz na to, že systém má být zábavný, jednoduchý a flexibilní. Dává prostor kreativitě, ztřeštěným nápadům (v podstatě je jedno, jestli se vám v hlavě vynoří myšlenka „musím zavolat zubařce“ nebo „jednou bych se chtěl proletět balonem“ – s oběma zacházíte přibližně stejně) a není svazující.

Na druhou stranu přiznávám, že vytrvat i po prvních několika dnech je obtížné. Je těžké uvést systém v život tak, aby se nestal skládkou nápadů, ale naopak jejich zdrojem a prostředníkem. Nyní, po prvních pár měsících praktikování GTD však musím konstatovat, že princip je opravdu funkční, realizovatelný a užitečný. Je třeba ho však rozvíjet, přizpůsobovat a hlavně správně používat.

Jaký systém organizace práce používáte vy? Máte zkušenost s GTD? Podělte se o své zkušenosti v diskusi.

Užitečné odkazy:

• Mít vše hotovo – web vzniklý kolem českého vydání knihy
• Jak začít s GTD? – článek jednoho z uživatelů GTD
• Zen Habits (v angličtině) – články zabývající se mj. GTD a jinými podobnými systémy osobní produktivity
• Petr Mára – článek jednoho z uživatelů a propagátorů GTD v ČR
  

Poděkování
Za poskytnutí knihy k recenzi děkujeme nakladatelství Melvil.